ToDoリストの必要性

やることをすべて頭で覚えていると、
「何か忘れている気がする…」
「また同じミスをするんじゃないか…」
と、常に不安がつきまといますよね。また、毎日やることがたくさんあると、違う作業をしていても簡単なのについうっかりミスをしてしまいます。

ToDoリストに書き出すことで、考える場所が「頭」から「紙や画面」へ移動するので、それだけで頭もスッキリし、気分の切り替えもスムーズになってうっかりミスの予防にもなります。

忙しい時でも「今やるべきこと」が一目で分かるので、優先順位が明確になり効率がアップします。終わった項目に ✔ をつけることで
「進んでる！」という実感も得られます。

この小さな達成感の積み重ねが、

  • やる気アップ

  • 三日坊主防止

  • 作業工程のブラッシュアップ

につながり、良い循環を生み出すとても強力なツール。

でも、そんな便利なToDoリスト。何度も作ろうとしたものの、結局その場しのぎのメモで終わったりしがちではないでしょうか？私もです。

この記事では、

  • 効率的なToDoリストの考え方

  • 自由度の高い Affinity publisher 2（アフィニティパブリッシャー2） を使ったToDoリストの作り方

を、型にはまったものが苦手な方向けに分かりやすく解説します。

ToDoリスト制作が苦手な理由

リストの作り方に入る前に、
「なぜToDoリスト作りやタスク管理が苦手なのか」を少し考えてみましょう。

Googleスプレッドシートやガントチャート専門のToDoリスト、タスク管理制作ソフトを使ってみたものの、

  • 頭では分かるのに、使ってみるとしっくりこない

  • なんとなく続かず、結局やめてしまった

そんな経験はありませんか？私もそうです。

ToDo制作が苦手な人には、次のような理由が考えられます。

  • 実践型・創造性の高い仕事で、自分の言葉でしか表現できない工程が多い

  • 創作という終わりのない世界にあって自分自身をマネジメントしたい

  • 工程が増減・細分化されても、柔軟に変更できる形がほしい

  • 揃えるもの・連絡先・関係先・仕入先など、補足情報も忘備録として一緒に管理したい

  • 常にブラッシュアップをかねた変更が多い

このような場合、
決まった枠に当てはめるタイプのツールは
かえってストレスになりがちです。

ならば、柔軟に変化に対応できる表ツールを使えば、自分に合ったリストを作る近道になるのではないでしょうか。

ToDoリストの内容を決める

まずは、紙にとりあえず書くことからスタートしましょう。きれいに作る必要はありませんので、ひたすら「気になっていること」「やらなきゃと思っていること」を、思いつくまま書き出します。

次に、ここからはテクニック的な話しになってしまいますが、それらをおおよそ3つに分けます。

  1. やること（やりたいこと、目的）

  2. 行動（今日、今年の、決められた期間の、あなたは目的を遂行するためにどのような行動をとればよいか）

  3. 期間（累計時間で構わないなら所要時間でも、締め切りがあるなら期間でも適宜使い分け可能です。）

あくまで例として出した３つの項目です。現状、原因、対策でも良いので、まずは、多過ぎず少な過ぎない３項目にまずは絞り、そこから増やしていく順番で進めると良いでしょう。

何度も自分で修正していくうちに自分に合ったToDoリストが完成されていきます。

自由度の高いAffinity 2の表ツール

以上のことからToDoリストは、考えながら何度も修正していくと作りやすいので、

  • 表の形を自由に変えられる

  • 工程の増減や並び替えが簡単

  • 画像や色を使って視覚的に整理できる

Affinity 2（アフィニティ2）の表制作機能は、便利です。エクセルのように数字に強くはありませんが、デザイン機能と、表制作ソフトの操作性を問題なく持っている今までありそうでなかったツールですので、自分に合ったToDoリストを作りたい人におすすめです。

実践/アフィニティ２で表を作ろう

それでは、今回は下のような簡単な3項目だけの表を作っていきます。
新規ドキュメントを作成

Affinity 2を起動し、新規ドキュメントを作成します。

サイズを設定する。

ファイル→新規→A4を選びます。自由な大きさで良いです。

表ツールで基本フレームを作る

表ツールを使い、
やること、と、時間の表を作成します。

レイアウト(画像１)に切り替えて、ツールボックスから表(2)を選びます。これで表を作ることができます。

行を増やす、減らす

表ツールをドラッグすると表が出てきます。表の端(画像１)にあるドロップダウン行数2、列数3にします。
列も行も画像1の部分にカーソルを当てると画像のようなコマンドが表示されるので、見た通り矢印で数を変更することで行の削除追加、列の削除追加が行えます。

時間セルを結合して一つのセルにする

ふたつのセルをShiftを押して選択し青色の状態にしたまま、右クリックしてセルを結合を行う。

ポイント・結合を解除したい場合は、結合されていないセルも含めてドラッグして右クリック→コマンドからセルの結合解除を選択する。結合されたセルだけ選択しても何も起こらないので要注意。

文字を入れる

エクセルと同じように表の中をクリックして文字を入れます。
エクセルやパワーポイントと同じく画面上部にコマンドバーがあります。
以下に簡単なコマンドバーの紹介を入れました。この他にもコマンドがありますが、どれも触ると表示が出てすぐに理解できると思います。やることと時間とそれぞれ記入します。

列を均等調整

適当に行っているのでセルの大きさが違い違いになっているので、ここで均等にしたいセルをずるっとshiftを押しながら選んで右クリックしコマンドの中から「列を均等調整」を選びます。これでセルの大きさが整います。

見出しのセルに色をつける

やること時間のセルを見出しらしくするためにshiftを押しながらずるっと選択→表→境界線と塗りつぶしから塗りつぶしでつけたい色（今回は水色）を選択。これでわかりやすくなりました。

見出しの下と外枠の線を変える

ここからは右クリックではなく表ツールを多用していきますので、表ツールを出します。
このツールボックスから表を編集していくと便利です。
見出しセルを選択→表→境界線と塗りつぶしから下のラインを選び、点線を選ぶ。同じように外枠は太い線を選びます。

線に表情をつけることで表にメリハリが生まれ、見やすさがアップします。

あとはタスクを書き込みながら調整

あとはタスクを書き込みつつ調整します。ここからはその他の参考項目です。

  • 重要なセルに色をつける
    セルを選択→表→境界線と塗りつぶしから塗りつぶしでつけたい色を選択する。

など、使いやすい形に整えていきます。

⑤ 補足情報も一緒に記入

連絡先、仕入先、URL、メモなども
空いているスペースに自由に追加できます。

⑥画像を入れたい人に

左のツールボックスの画像アイコンをクリック→入れたい画像を選択→アートボード(いま開いているそのボードの上)をクリックして画像配置。あとは自由な大きさと配置をします。

 

 

まとめ

アフィニティ2の表ツールは簡単に直観的にTODOリストを作ることができます。
自由度が高いので画像を入れたりタイトルを入れたり自由に行き来できるので、情報をまとめたり創作や生活など幅広く役立つのではと思います。